Kundenverwaltung
Zentrale Stammdaten mit Kontakthistorie, Zahlungs- und Zustellpräferenzen. Verschlüsselte Ablage sensibler Daten.
GoBD-konform & E-Rechnung-ready
Rechnungen, die einfach passen.
BelegBär ist die warmherzige Komplettlösung für Handwerk und KMU: von der Kundenanlage über Angebot, Auftrag und Aufmaß bis zur rechtssicheren E-Rechnung – alles an einem Ort.
🇩🇪 Made in Germany
🔒 DSGVO-konform
📄 XRechnung & ZUGFeRD
GoBD-konforme Aufzeichnung
Lückenlose Rechnungsnummern
KOSIT-validierte E-Rechnungen
2-Faktor-Authentifizierung
Was ist BelegBär?
Eine Software für den ganzen Belegfluss
Schluss mit dem Zettelchaos und drei verschiedenen Programmen. BelegBär bildet Ihren kompletten Arbeitsablauf ab – vom ersten Angebot bis zur bezahlten Rechnung – und hält dabei automatisch alle gesetzlichen Vorgaben ein.
Kernfunktionen
Alles, was Ihr Betrieb braucht
Modular aufgebaut – Sie nutzen genau die Bereiche, die zu Ihrem Betrieb passen.
Angebote
Professionelle Angebote per Drag & Drop, mit Positionsrabatten, Textbausteinen und PDF auf Ihrem Briefpapier.
Aufträge
Der laufende Auftrag: aus dem Angebot erzeugt, während der Ausführung anpassbar und am Ende sauber abgerechnet – inkl. Auftragsbestätigung.
Aufmaß
Mengen direkt vor Ort erfassen – Flächen, Längen, Materialaufwand – und mit einem Klick in die Rechnung übernehmen. Mit Foto-Dokumentation.
Rechnungen & E-Rechnung
PDF, XRechnung und ZUGFeRD aus einem Guss – KOSIT-validiert, mit lückenloser Nummernvergabe und Korrektur-/Stornoworkflow.
Zahlungen & Mahnwesen
Zahlungseingänge zuordnen, offene Posten im Blick behalten und mehrstufige Mahnläufe automatisiert versenden.
Eingangsrechnungen
Lieferantenrechnungen erfassen, prüfen und den Lieferanten zuordnen – inklusive Import eingehender E-Rechnungen.
Lager & Inventur
Bestände führen, Mindestbestände überwachen, Lagerbewegungen buchen und Inventuren mit Soll/Ist-Abgleich durchführen.
HR & Stechuhr
Personaldokumente verschlüsselt ablegen, Urlaub verwalten und Arbeitszeiten per Stechuhr erfassen – ArbZG-konform.
Termine
Einsätze und Fristen planen, im Kalender behalten und mit Kunden und Aufträgen verknüpfen.
Texte & Vorlagen
Wiederkehrende Textbausteine, Artikel, Leistungsverzeichnisse und E-Mail-Vorlagen – einmal pflegen, überall nutzen.
Berichte & Export
Umsatzauswertungen und DATEV-/FiBu-Exporte – Ihr Steuerberater bekommt genau das, was er braucht.
Wiederkehrende Rechnungen
Abo- und Wartungsrechnungen automatisch nach Intervall erzeugen – monatlich, quartalsweise, jährlich.
Ihr Arbeitsablauf
Vom Angebot zur bezahlten Rechnung
Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf – ohne doppelte Eingaben.
Angebot
Kunde wählen, Positionen erfassen, als PDF versenden. Status vom Entwurf bis „Akzeptiert".
Auftrag
Aus dem Angebot wird der laufende Auftrag – anpassbar, solange gearbeitet wird.
Aufmaß
Optional: Mengen vor Ort messen und automatisch in die Abrechnung übernehmen.
Rechnung
Ein Klick – fertige E-Rechnung, rechtssicher nummeriert und archiviert.
Compliance & Sicherheit
Rechtssicher – ohne dass Sie darüber nachdenken müssen
BelegBär erfüllt die gesetzlichen Anforderungen im Hintergrund, damit Sie sich um Ihr Handwerk kümmern können.
GoBD-konform
Lückenlose Rechnungsnummern via Datenbank-Sperre, unveränderliche Aufzeichnungen und Verfahrensdokumentation inklusive.
E-Rechnung 2025
XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931, gegen den offiziellen KOSIT-Validator geprüft – bereit für die B2B-Pflicht.
DSGVO & Verschlüsselung
Personen- und HR-Daten at-rest verschlüsselt, Datensparsamkeit in Such-APIs, DSGVO-Export und Löschkonzept an Bord.
Audit-Kette
Jede Änderung wird in einer manipulationssicheren SHA-256-Hashkette protokolliert – mit periodischem externem Anker.
2-Faktor-Login
TOTP-basierte Zwei-Faktor-Authentifizierung, Session-Timeout, starke Passwortregeln und Rate-Limiting.
Verschlüsselte Backups
Automatische Datensicherungen, optional per age verschlüsselt – mit geprüfter Wiederherstellung.
Editionen
Nur bezahlen, was Sie brauchen
BelegBär ist modular lizenziert. Starten Sie klein und schalten Sie weitere Module frei, wenn Ihr Betrieb wächst.
Basis
Für alle, die sauber schreiben und abrechnen wollen.
- Kundenverwaltung
- Angebote
- Rechnungen & E-Rechnung
- Zahlungen & Mahnwesen
Beliebt
Aufmaß
Für Handwerksbetriebe, die vor Ort messen.
- Alles aus Basis
- Aufmaß mit Foto-Doku
- Mengen → Rechnung per Klick
- Aufmaß-PDF
Auftrag
Für Betriebe mit laufenden Baustellen & Projekten.
- Alles aus Basis
- Auftragsverwaltung
- Auftragsbestätigung
- Lebende Aufträge
Weitere Module wie Lager, HR, Stechuhr, Termine und Eingangsrechnungen sind einzeln zubuchbar. Sprechen Sie uns an.
Häufige Fragen
Gut zu wissen
Ist BelegBär GoBD-konform?
Ja. BelegBär vergibt lückenlose, fortlaufende Rechnungsnummern, zeichnet Änderungen unveränderlich in einer Hashkette auf und bringt eine Verfahrensdokumentation mit. Rechnungen können nach dem Festschreiben nicht mehr verändert, sondern nur noch korrigiert oder storniert werden.
Unterstützt BelegBär die E-Rechnungspflicht?
Ja. BelegBär erzeugt XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931 und prüft sie gegen den offiziellen KOSIT-Validator. Damit sind Sie für die B2B-E-Rechnungspflicht vorbereitet – inklusive Versandwege für Behörden (Leitweg-ID, Peppol).
Kann ich BelegBär selbst hosten?
Ja. BelegBär läuft auf gängigen PHP-8-Webspaces (Apache, MariaDB). Auf unserer Wissensseite finden Sie die genauen Systemanforderungen und eine Schritt-für-Schritt-Installationsanleitung. Auf Wunsch übernehmen wir das Hosting für Sie.
Was passiert mit meinen Daten?
Ihre Daten bleiben Ihre Daten. Personen- und HR-Daten werden verschlüsselt gespeichert, Backups lassen sich zusätzlich verschlüsseln. Es gibt einen DSGVO-Export und ein Löschkonzept. Nichts wird an Dritte weitergegeben.
Gibt es eine App für unterwegs?
Ja, für die Zeiterfassung und Mitarbeiterfunktionen gibt es eine mobile App (iOS & Android) mit Offline-Stechuhr. Die Verwaltung selbst läuft komfortabel im Browser – auch auf dem Tablet auf der Baustelle.
Lernen Sie BelegBär kennen
Wir zeigen Ihnen in einer unverbindlichen Demo, wie BelegBär zu Ihrem Betrieb passt – persönlich und ohne Verkaufsdruck.
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